学生档案管理办法

第一章  总则

第一条 为规范学生档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学生是指普通全日制在籍学生。

第三条 学生档案管理工作实行学校统一领导、院系分级管理的原则。学生工作部对院系的学生档案工作实行监督和指导，院系全面负责学生档案日常管理。学生工作部不定期对各院系档案管理进行抽查，对利用职权违反档案管理的工作人员，责令改正，构成违纪的，由学校给予纪律处分。

第四条 学生档案日常管理由院系分管学生工作领导负责，做到安全、保密、系统、完备。院系须建立登记、定期审查和交接制度，学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续，且每年至少要对学生档案定期审查一次。

第二章 归档内容和要求

第五条 本专科学生档案主要包括如下材料：

（一）高中教育阶段毕业生相关材料。一般应包括高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩，党、团组织材料等；

（二）组织材料。入党、入团申请书，入党、入团志愿书，入党积极分子考察表，政审材料，党员转正申请书，预备党员考察表，党、团等组织形成的其他材料；

（三）奖励和处分材料；

（四）学籍表；

（五）普通高校毕业生登记表；

（六）毕业生体检登记表；

（七）学位申请评定书（专科学生无此项）；

（八）就业通知书；

（九）其他应当归档的材料。

第六条 学生在校期间形成的档案材料要及时收集、整理，经院系鉴别、审查后归档。

第七条 档案材料必须完整齐全、真实可靠、表述清晰、书写规范、对象明确。只能用钢笔或碳素笔书写，不能使用复印件。

第八条 材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第三章 档案查阅

第九条 院系书记、副书记、辅导员，可查阅本院系学生档案，其他人确因工作需要对学生档案进行查阅的，在本院系内查阅必须报请书记批准，跨院系查阅必须报请学生工作部审批。公安、法院、检察机关、学生考取公务员的单位等相关人员查阅学生档案的，必须提交所在单位介绍信。查阅学生档案只能在学生档案存放单位指定房间内进行。

第十条 查阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容，必须经院系分管学生领导同意后方可进行，复印件与原件核对无误后注明复印日期并加盖学生所在院系印章，方能生效。

第十一条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经院系分管学生工作领导同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第四章 档案转递

第十二条  招生就业处于新生入学一个月内按照交接手续将新生档案转交院系。

第十三条 转出转入的学生档案材料必须填写交接单。

第十四条 学生档案原则上应通过邮政EMS转递，也可由接收单位派专人领取，必要时可派专人送达。原则上不允许自带。

第十五条 学生毕业、转学、退学，档案管理部门应将档案转给新的主管单位。

第十六条 毕业生离校一个月内完成档案材料的转递。转递到校外单位的，统一按就业报到证上签发的单位或录取院校地址转递。

第十七条 学生毕业后需要暂时留存的档案，需经本人提出书面申请，可推迟到当年年底。留档期间档案需要转递，由学生本人或代办人凭《就业报到证》到院系办理。

第十八条 因休学、服兵役、出国、志愿服务西部等原因保留学籍的学生，根据情况其档案可暂存于原院系1-3年，保管期满院系将档案按有关要求进行转递。因退学、取消学籍、出国离校未保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案转回生源地。       

第十九条 档案管理人员长期保存档案转递手续。

第五章 附则

第二十二条  本办法如与上级学生档案管理规定不一致时，以上级有关规定为准。

第二十五条 本办法自公布之日起施行，由学生工作部负责解释。