萍乡学院学生资助档案管理实施办法（试行）

第一章 总  则

第一条 为规范萍乡学院学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《萍乡学院档案制度》等相关文件，结合学生资助工作实际经办操作规程，特制定本办法。

第二条 本办法所称学生资助档案，是指资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则。学校学生资助管理中心和各二级学院学生工作办公室分别作为校级和院级学生资助档案保管单位，负责收集、整理、归档、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

第四条 学生资助档案管理工作是学生资助工作的重要组成部分，也是落实资助政策的重要凭证依据。各二级学院应加强对本院学生资助档案工作的领导，将学生资助档案工作纳入工作计划，与学院资助工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。

第二章 学生资助档案归档范围

第五条 学生资助管理中心存档明细

（一）生源地信用助学贷款相关材料；

（二）家庭经济困难学生认定相关材料；

（三）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关评审、公示材料；

（四）学生应征入伍服义务兵役国家资助相关材料；

（五）绿色通道相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）学费减免及临时困难补助相关材料；

（八）资助宣传及育人活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（九）专项检查、绩效评估等重大检查活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（十）学院资助工作各种工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料；

（十一）其他有保存价值的资助工作材料。

第六条 二级学院存档明细

（一）家庭经济困难学生认定评审等相关材料；

（二）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关评审、公示材料；

（三）脱贫家庭学生等特殊困难群体相关材料；

（四）绿色通道相关材料；

（五）勤工助学相关材料；

（六）学费减免及临时困难补助相关材料；

（七）资助宣传及育人活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（八）专项检查、绩效评估等重大检查活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（九）部门资助工作各工作计划与总结、管理制度等相关材料；

（十）其他有保存价值的资助工作材料。

第七条 学校学生资助管理中心、各二级学院及班级在每项资助工作完成后，对应归档的材料(包括电子信息等)及时进行收集整理。

第三章 档案归档

第八条 学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，按“年度—明细”的方式对学生资助业务材料进行分类、整理。学生资助档案保管单位应对各类档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

第九条 归档时间要求：按学年进行整理归档，在每年6月前完成上学年的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第十条 学生资助档案原则上需长期保存。

第四章 附  则

第十一条 本办法由学生工作处负责解释。

第十二条 本办法自发布之日起实施。

学生工作处（学生资助管理中心）

2024年5月16日